Корпоративная карта — лучший «источник» данных о тревел-расходах

14-10-2014

Эффективного управления корпоративными тревел-расходами можно добиться сочетанием трех важных составляющих: внутренней политики, программы корпоративных карт и технологии передачи и обработки данных, считает директор по коммерческим продуктам компании Visa в России Андрей Запруднов. И если первые два компонента уже знакомы многим участникам рынка, то последнему еще предстоит завоевать популярность. Об интеграции платежных решений с автоматическими системами управления предприятием г-н Запруднов рассказал на образовательной сессии АБТ-ACTE Russia «Корпоративные платежные решения. Требования. Практики. Ожидания» в гостинице «Метрополь» 7 октября.В любой компании вся информация о тревел-транзакциях — где, когда, сколько и на что потрачено деловым путешественником — впоследствии используется для бухгалтерского и финансового учетов. Но каким образом эти данные попадают в систему? Практика показывает, что сотрудники большинства организаций до сих пор либо самостоятельно заносят информацию в программу вручную, либо отдают кипы бумажных чеков, квитанций и прочих документов коллегам из бухгалтерии или финансового отдела, а те опять же вручную вводят их в систему. Но существуют более продвинутые решения для передачи данных, считает г-н Запруднов, когда в момент транзакции информация о ней сразу попадает в банк и торговую точку уже в оцифрованном виде.«Процесс передачи данных начинается с того, что организация заказывает у банка программу корпоративных платежных решений. Банк выпускает карты — виртуальные, либо на физическом носителе — и выдает их сотрудникам компании, которые, в свою очередь, используют эти карты для оплаты разных типов расходов, согласно внутренней политике: к примеру, авиабилетов, проживания в отеле или закупок, — поэтапно расписывает технологию Андрей Запруднов. — Данные о транзакциях поступают в банк, который с помощью специализированных решений и сервисов Visa передает их в электронном виде в организацию».По словам спикера, у компании есть два основных способа получить доступ к этой информации. Во-первых, данные могут передаваться напрямую в системы ERP или EMS (ERP — глобальная система управлением предприятием, EMS — система по управлению расходами). «Если же такие системы в организации не установлены, доступ к информации можно осуществить через специальный пользовательский интерфейс, который у нас в компании называется Visa IntelliLink Spend Management, — уточняет г-н Запруднов. — Такой интерфейс позволяет работать с данными, управлять ими. К примеру, в этой же системе можно составить авансовый отчет, послать его на одобрение руководителю или выполнить какие-то другие действия, предписанные внутренней политикой. Доступ к этой информации имеют разные сотрудники, в том числе бухгалтер, финансовый менеджер, аудитор, руководитель. И последний шаг в процессе передачи данных — это возможность выгрузки информации для ее использования в другой системе — например, в бухгалтерской 1С».Эксперт также пояснил, что если компания использует единый счет для оплаты определенного типа расходов сразу нескольких сотрудников (т.н. lodge-карту), то это дает ей возможность получать расширенные данные не только от банка, но и от ТМС. В этом случае агентство производит оплату забронированных билетов или услуг по поручению компании, используя номер централизованной корпоративной карты.«Банк-эмитент передает финансовую информацию по единой карте в специальную базу данных. Visa дополняет эти данные сведениями о деталях поездки, которые предоставляет тревел-агентство, организовавшее командировку. Консолидированная информация передается корпоративным клиентам банков — либо через решение по управлению расходами Visa IntelliLink Spend Management, либо напрямую в собственные системы по управлению предприятием. В результате, компании могут лучше контролировать как свои траты относительно одобренных бюджетов, так и соответствие расходов своей внутренней политике», — отметил г-н Запруднов.